Dokumentacja systemu zarządzania jakością.

    Dokumentacja jest bardzo istotnym elementem SZJ, stanowi jednak jedynie jego bazę i źródło informacji dla pracowników. Nie można zapominać, że o sukcesie decyduje nie udokumentowanie, lecz rzeczywiste wdrożenie systemu zarządzania jakością i jego ciągłe doskonalenie.
    System zarządzania  jakości (SZJ) wymaga przygotowania dokumentów definiujących strukturę, osoby odpowiedzialne, reguły postępowania, metody i procesy służące sterowaniu jakością. Integralną składową systemu jest dokumentacja, na którą składa się: Księgą Jakości, procedury i instrukcje.
    Norma ISO 9001nie precyzuje formy dokumentacji - to czy będzie ona stworzona na papierze lub nośniku elektronicznym, zależy wyłącznie od samej organizacji. Zakres dokumentacji powinien być adekwatny do rzeczywistych potrzeb firmy.

    Zawartość wymaganej dokumentacji SZJ określa norma ISO 9001. Są to:

• udokumentowane deklaracje polityki jakości i celów dotyczących jakości
• Księga Jakości
• udokumentowane procedury
• dokumenty potrzebne do skutecznego przebiegu procesów
• zapisy.

   Polityka jakości jest najważniejszym dokumentem systemu zarządzania jakością. Jest to część strategii organizacji, która dotyczy działania, rozwoju i doskonalenia systemu jakości. Zawiera ona deklaracje kierownictwa dotyczące stosowania wymagań norm, prowadzenia ciągłego doskonalenia, przeznaczenia niezbędnych dla rozwoju systemu zasobów, identyfikacji oraz spełniania potrzeb i oczekiwań klientów oraz ogólne cele jakości.
     Polityka jakości w organizacji pełni kilka funkcji. Najważniejszą jest jej znaczenie dla zarządu organizacji. Jest ona podstawą do ustanowienia celów i zadań w realizowanych procesach oraz stanowi ramy do utrzymania i doskonalenia celów organizacji, wyrobów i usług. Następną jej funkcją jest znaczenie dla personelu, gdzie określona i zakomunikowana umożliwia lepsze zrozumienie przez pracowników strategii działania organizacji, jej misji, celów i zadań a także precyzuje odpowiedzialność właścicieli wszystkich procesów za jej realizację. Także z punktu widzenia klientów - właściwie obrana polityka jakości jest deklaracją, dlaczego nabywając produkt lub usługę można organizacji wierzyć, że dąży do spełniania jego potrzeb i oczekiwań. Stąd ugruntowuje ona pozytywny wizerunek organizacji w oczach społeczeństwa i poprawia jej wiarygodność.
 
    Księga jakości jest drugim, co do ważności dokumentem systemu zarządzania jakością.
 
 Księga jakości ma do spełnienia szereg zadań:

• opisanie systemu jakości,
•  zawiera politykę jakości i procedury (treść lub tylko wykaz),
•  określa, jaka norma jest stosowana oraz jakie są wyłączenia,
• wyjaśnia jak zostaną spełnione wymagania,
•  dowodzi udokumentowania systemu jakości,
• pomaga w nadzorze zadań związanych z jakością,
• stanowi podręcznik  do nauki dla pracowników w zakresie wymagań jakości,
•  stanowi przewodnik po systemie jakości,
•  jest rozwiniętą i szczegółową definicją jakości firmy,
•  wykazuje, że system jakości spełnia wymagania.

     Forma przygotowania księgi jest dowolna, jednak należy ją podzielić na punkty i rozdziały w taki sposób, aby móc wykazać zdolność do zarządzania opisywanymi w nich wymaganiami w organizacji. Można więc opisywać system według procesów. W księdze opisane powinny zostać: system jakości, polityka, plany i cele jakości, definicje, zarządzanie jakością, wymagania (prawne, klientów, inne) i procedury.

     Kolejnym środkiem dokumentującym system jakości organizacji są procedury. Procedury opisują szczegółowo warunki wykonania i kontrolę działań związanych z przeprowadzaniem różnorodnych zadań lub zarządzaniem jakością tych działań.

Norma ISO 9001 wymaga  6 udokumentowanych procedur:
·         nadzoru nad dokumentami,
·         nadzoru nad zapisami,
·         audytów wewnętrznych,
·         postępowania z wyrobem niezgodnym,
·         działań korygujących,
·         działań zapobiegawczych.

     Zapisy są dowodem na prawidłowe działanie SZJ. Zapis jakości, to bardzo specyficzny dokument. Potwierdza on wykonanie konkretnych czynności i/lub ich wynik.

Zarządzanie procesami.