Narzędzia jakości - diagram procesu.

Diagram procesu

Diagram procesu jest tradycyjnym narzędziem zarządzania jakością. Nazywany jest również  schematem przepływów (flowchart), algorytmem lub schematem blokowym.

Celem stosowania diagramu procesu jest graficzne przedstawienie sekwencji operacji, procesów jednostkowych i wszystkich czynności występujących w procesie, a także pokazanie relacji zachodzących między elementami procesu od momentu jego rozpoczęcia do zakończenia.

Diagram procesu pozwala lepiej zrozumieć istotę procesu. Również daje możliwość zrozumienia i analizy przebiegu procesu. Mając stworzony diagram procesu łatwiej jest wprowadzać uzasadnione modyfikacji i korekty procesu.

Gdzie diagram procesu ma zastosowanie?

 Stosuje się go przede wszystkim do:

• opisu istniejącego procesu,


• zaprojektowania nowego procesu,


• projektowania ulepszeń,


• analizy procesów,


• obrazowania przebiegu procesów.

Jak stworzyć diagram procesu?

1. Proces, dla którego tworzymy diagram trzeba nazwać.
2. Następnie trzeba określić granice procesu (wejścia/wyjścia).
3. Kolejnym etapem jest zdefiniowanie poszczególnych kroków (operacji) w procesie.
4. Po wykonaniu trzech powyższych kroków przystępujemy do konstruowania diagramu poprzez wykorzystanie odpowiednich symboli graficznych, opisujemy poszczególne elementy diagramu oraz łączymy je strzałkami wskazującymi kierunek przebiegu.
5. Po skonstruowaniu diagramu dokonujemy jego przeglądu współudziale osób zaangażowanych w proces.
6. Bazując na wynikach przeglądu udoskonalamy diagram, jeżeli jest to uzasadnione.
7. Ostatnim etapem jest weryfikacja diagramu względem rzeczywistego procesu.

Aby uzyskać przejrzystość diagramu wykorzystuje się umowne symbole graficzne, które obrazują:

- początek procesu (start),

- poszczególne operacje,

- wprowadzane dane,

- emitowane dokumenty,

- elementy decyzyjne,

- koniec procesu.

 

Zarządzanie procesami.

Draft ISO 9001:2015

Szkic normy (wersja draft) ukazał się na początku czerwca 2013.

Dużo zmian nastąpiło oraz pojawia się dużo pytań. Oto kilka:

1.    Kiedy będziemy musieli wdrożyć  wersję 2015? W wprowadzeniu zapisano trzyletni czas wdrożenia.  Sekretarz komitetu ISO TC 176 nie zadecydował jeszcze. Czas przejścia może być zmieniony na dwa lata. To zostanie zdecydowane podczas październikowego spotkania komitetu. Następny szkic  (draft) ma się ukazać w kwietniu 2014.

2. Czy to prawda, że nowa norma nie wymaga żadnych udokumentowanych procedur? Tak. Udokumentowane procedury nie są już dłużej wymagane. Jakkolwiek, urodził się nowy termin „udokumentowania informacja”.  Wersja normy  2015 specyfikuje „wymagania”. Szkic definiuje „udokumentowana informację” jako informację wymaganą do nadzorowania i  utrzymywania przez organizację. Lista „udokumentowanej informacji” wymaganej przez szkic zawiera:

4.3 zakres,

5.2 politykę,

6.2 cele jakości,
7.1.4 dowód sprawności użytkowej urządzeń do monitorowania i pomiarów,
7.2 dowód kompetencji,
7.5.1.b udokumentowana informacje określoną przez organizacje jako będącą niezbędną dla efektywności systemu zarządzania jakością,
8.1 udokumentowana informację niezbędną  aby mieć pewność, że realizowane procesy  są planowane,
8.2.3 dowód przeglądu wymagań wyrobu i usług wykonanych przez zobowiązaniem do dostarczenia i także w 8.2.3 kiedy poprawki są zrobione, dowód zmiany wymagań,
8.4.2 rezultat oceny zewnętrznych dostawców,
8.4.3 udokumentowaną informację , która będzie dostarczona zewnętrznym dostawcom i także w 8.4.3 udokumentowana informację określającą  wynik monitoringi zewnętrznych dostawców,
8.5.1 dowód stosowania rozwoju procesów, oraz że ich dane wyjściowe sa odpowiednie,
8.6.1.a informacje określająca charakterystyki wyrobów i usług,
8.6.1.c informację określającą, że działania sa określone i wyniki osiągnięte,
8.6.2 wymagania identyfikowalności,
8.6.6 wyniki przeglądu zmian, autoryzacje zmian i każdych niezbędnych działań,
8.7 personel zwalniający wyroby i usługi do dostarczenia klientowi,
8.8 naturę niezgodności i każdych późniejszych działań  włączając  uzyskane odstępstwa,
9.1.1 dowód, że monitoring i pomiary zostały wykonane fizycznie oraz, że sa spójne z wymaganiami dotyczącymi monitorowani i pomiarów,
9.2 dowód wdrożenia programów audytów i ich wyników,
9.3 dowód wyników przeglądu zarządzania,
10.1 dowód rodzaju niezgodności i podjętych działań oraz wyników działań korygujących,

3. Jak zarządzanie procesowe jest akcentowane dalej w normie 2015? Wymaganie 4.4.2 Dratf’u jest podobne do 4.1 ISO 9001:2008 jakkolwiek dodano kilka wymagań. 4.1 wydania 2008 było często ignorowane (audytorzy pozwalali na to). To będzie niewybaczalne w normie 2015. Norma 2015 jasno określa co musi być rozważane i czym się zająć kiedy definiuje się procesy. W dodatku do określeń 4.1 a-f normy 2008  a) określić procesy, b) określić ich sekwencję i zależności między nimi, c) określić kryteria i metody zapewniające, że procesy są nadzorowane, d) określić potrzebne zasoby, e) określić co ma być monitorowane i mierzone, f) wdrażać doskonalenie jako rezultat działań. Draf dodaje do tych wymagań dodatkowe wymagania, że ma być zdefiniowane dla każdego procesu:

4.2.2.d określenie ryzyka dla każdego procesu,
4.4.2.g wyznaczyć odpowiedzialność i zarządców procesów.

Zarządzanie procesami